תוכנה לניהול פרוייקטים
SAP BUSINESS ONE
חברות המספקות שירותי ייעוץ ותוכנה פועלות כיום בסביבה תובענית מאי פעם.
על פרוייקטים לצאת לפועל במהירות, ביעילות ובאופן תחרותי יותר מבעבר. לקוחות דורשים לקבל בזמן מגוון דוחות באופן המקצועי ביותר, ומנהלי הפרוייקט דורשים סקירה כללית מיידית על התפתחות הפרוייקט כדי לוודא את יעילותו.
דרישות אלו אינן מקבלות מענה הולם בסביבת תוכנה הטרוגנית. השימוש בתוכנות נפרדות לניהול דיווח שעות, תכנון פרוייקטים, ניהול קשרי לקוחות, הפקת חשבוניות וניהול כספים, מאט בצורה משמעותית את קצב העבודה, מעלה את הוצאות הארגון, ומשאיר מקום רב לטעויות.
כיום, ארגונים רבים בוחרים בפתרון אפקטיבי יותר – פתרון לניהול פרוייקטים המשולב בתוך מערכת ERP,
מערכת ה- SAP Business One כמערכת מאוחדת אחת.
ורטיקלים ופתרונות ענפיים
גישה ישירה לכל המידע הקשור לפרוייקט
Project Management הנה מערכת ניהולית כוללת, המאפשרת תכנון פרוייקטים, חישוב עלויות, הפקת הצעות מחיר, עדכון סטטוס הפרויקט, הפקת חשבוניות, ועדכון המידע הרלוונטי במערכת הכספים. Project Management מאפשרת למשל, גישה ישירה לחוזה הפרוייקט מתוך חשבונית על-מנת לקבל סקירה כללית על מגוון העלויות והמשאבים הקשורים לפרוייקט.
תמחור עלויות וניהול הצעות
בשלב ההצעה לפרויקט עתידי מתוכנן, המערכת מאפשרת תמחור עלויות מדויק בהתבסס על מאגר משאבים, עובדים, חומרים שונים והוצאות שונות.
ניתן להמיר פרוייקט מתוכנן בקלות להצעת מחיר, היכולה להיות מטופלת כהזדמנות מכירה כחלק מתהליכי ה-CRM בארגון.
תכנון פרוייקט במגוון גרסאות ותכנון בשלבים
במידה וההצעה מאושרת, ומתקבלת הזמנה ניתן לבחון את תכנון הפרוייקט. המערכת מאפשרת יצירה של מגוון גרסאות תכנון כגון – תכנון פרוייקט עתידי, תכנון ראשוני ותכנון נוכחי.
המערכת מאפשרת לפשט תהליכים על-ידי יצירת היררכית שלבי עבודה WBS – Work Based Structure. ישנה אפשרות להציג כל שלב ברזולוציות שונות של תכנון: כללי, חודשי, יומי ועוד.
תכנון Gantt גמיש למשאבים ושלבים
המערכת תומכת בתכנון פרוייקטים תוך שימוש בתרשים GANTT. שינויים בתכנוני זמנים ומשאבים, ניתנים לעריכה בקלות ובמהירות על-ידי פונקצית 'Drag & Drop'.
לתרשים ה-Gantt של המערכת יש אפשרות להציג נתוני פעילות בפרויקט הנתון. ניתן אף לצפות בעומס של כל עובד או כל קבוצת עובדים, המיוצגים בצבעים שונים בתרשים.
ניהול הרכש בפרוייקט
המערכת כוללת כלים המאפשרים לייצא בקשות להצעות מחיר למגוון ספקים על סמך נתוני הפרויקט. לאחר קבלת תמחור מהספק ניתן להפיק הזמנת רכש לספק הנבחר.
תיעוד מדויק של נתוני הפרוייקט
לאחר שפרוייקט יוצא לדרך, יכולים העובדים לתעד את זמני הפרוייקט שלהם לפי שעה או על ידי הקלדת זמן ההתחלה וזמן הסיום. אם אין להם גישה למערכת הרגילה או לWEB CLIENT, רשאים המנהלים לתעד את זמני העבודה עבורם. תיעוד השעות הנו תהליך פשוט, והוא לוקח בחשבון דפוסי עבודה שונים, זמני עבודה שונים, ולוחות שנה עסקיים הכוללים את החגים של כל מדינה. עלויות חומרים במהלך הפרוייקט מוקצים לפרויקט המדובר בהתאם לקריטריון שהוסכם. המשוב על שעות העבודה הנדרשות לסיום או על השלמת אבן דרך בפרויקט, מסייע למנהל הפרוייקט בתכנון ראוי.
ניהול כספים וחיובים מדויק כולל הוצאות העובד
על מנהל הפרוייקט לאשר את דיווחי העובדים. מנהל הפרוייקט מנתח את המידע וקובע על אילו שעות עבודה, חומרים והוצאות, יש לחייב את הלקוח. אשף כספים במערכת מסייע למנהל הפרוייקט ליצור חשבוניות המבוססות על קריטריונים שונים כגון תאריכי יעד, תקופת עבודה, השגת יעדים ועוד. מידע זה מועבר באופן ישיר למחלקת הכספים בארגון, לחיוב הלקוח, ולזיכוי העובד בגין הוצאות ששילם מכיסו.
העמסה פנים וחוץ ארגונית
בנוסף לחיובי לקוח סטנדרטים, המערכת מאפשרת העמסה פנים וחוץ ארגונית.
ניתן לחלק עלויות שירות או הוצאות נסיעה בין מספר מוקדים או ענפים בארגון.
שליטה משופרת של משאבים ומימון
תיעוד הקשור לפרוייקטים ולמשאבים הפעילים והמתוכננים לפרוייקט, זמינים בכל עת. המערכת מספקת דוחות מותאמים לדרישות הלקוח, כגון דוחות מעקב, ניתוחי איזון (breakeven analysis), עלויות פרויקט ועוד. הרשאות קבועות מראש, מבטיחות שכל משתמש יהיה חשוף רק למידע הרלוונטי אליו.
Web Client: גישה עצמאית למידע
מלבד דיווחי שעות, שירות והוצאות נסיעה, ה Web Client מאפשר גישה למידע מגוון על הלקוח, כגון מידע פיננסי, פרטי קשר, הצעות מחיר, חשבוניות, תשלומים, חוזים ועוד, דבר המסייע במיוחד לאנשי המכירות ולחברי צוות הפרוייקט כאשר הם זקוקים בדחיפות למידע זה.
ניהול פרוייקטים עם נגיעה גלובלית
ProjectManagement מוטמע בארגונים במגוון מדינות, זמין במספר שפות ותומך במגוון מטבעות. פתרון זה נותן מענה לארגונים בעלי ספקים ולקוחות זרים, וחברות בת בינלאומיות.
Support Desk לחברות תוכנה
כפתרון המותאם במיוחד לצורכי חברות ייעוץ ותוכנה, Project Management פיתחה את פתרון ה-Support Desk, המאפשרת ניהול מרכז תמיכה ומעקב אחר קריאות שירות.
פניות מלקוחות מתועדות ב Support Desk, ומאפשרות למנהל התמיכה לנהל סדרי עדיפויות, להוסיף הערות לקריאה, להפנותה לגורם המטפל הרלוונטי ולבצע מעקב אחר התקדמות הטיפול בקריאה. בדומה ל ניהול הפרוייקט, ניתן לקבוע עלויות לקריאת השירות, המתומחרות לפי קריאה או לפי שעות העבודה הנדרשות לטיפול בבעיה, והכל בהתאם לחוזה עליו מבוסס הפרוייקט.
בנוסף, קיים פורטל ללקוח, המאפשר ללקוחות להכניס קריאות שירות בעצמם ולעקוב אחר התקדמות הטיפול בהן.
